Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Der Schutz personenbezogener Daten und insbesondere der verantwortungsvolle Umgang mit Fotografien von Kindern und Jugendlichen sind uns wichtig.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unseren Fotoaufträgen, Online-Galerien, Bestellungen, der Bildbearbeitung und der Kommunikation mit Kundinnen und Kunden verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Frank Martini Fotografie
Frank Martini
Renusstraße 6
54421 Reinsfeld
Deutschland

Telefon: +49 (0) 6503 913 910 0
E-Mail: kontakt@frank-martini.com

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen unserer fotografischen Tätigkeit können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Fotografien und Bilddateien
• Vor- und Nachnamen
• Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Namen von Schulen, Kindertagesstätten, Klassen und Gruppen
• Zuordnungsinformationen zu Fotoaufträgen
• Bestell- und Vertragsdaten
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen
• Versandinformationen
• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden
• technische Daten bei der Nutzung unserer Online-Galerien

Bei Fotoaufträgen in Schulen und Kindertagesstätten handelt es sich häufig um personenbezogene Daten von Kindern.

Diese Daten behandeln wir mit besonderer Sorgfalt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur:

• Planung und Durchführung von Fototerminen
• Erstellung von Fotografien
• Auswahl und professionellen Bearbeitung der Bilder
• Zuordnung von Bildern zu Personen oder Gruppen
• Bereitstellung passwort- oder zugangsgeschützter Online-Galerien
• Abwicklung von Bestellungen
• Herstellung und Lieferung von Foto- und Bildprodukten
• Zahlungsabwicklung
• Beantwortung von Fragen und Supportanfragen
• Bearbeitung von Reklamationen
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Auftrag insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, soweit die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Personen nicht überwiegen.

Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall einschlägig ist, hängt insbesondere davon ab, wer den Fotoauftrag erteilt und wie der jeweilige Fototag organisiert wird.

4. Schul- und Kindergartenfotografie

Bei Fotoaufträgen in Schulen und Kindertagesstätten können unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen bestehen.

Soweit wir personenbezogene Daten unmittelbar bei Eltern beziehungsweise Erziehungsberechtigten erheben und selbst über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheiden, handeln wir als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Erhalten oder verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag einer Schule oder Kindertageseinrichtung, kann die jeweilige Einrichtung Verantwortliche und Frank Martini Fotografie Auftragsverarbeiter sein.

Die genaue datenschutzrechtliche Einordnung richtet sich nach dem jeweiligen Auftrag und der konkreten Organisation des Fototages.

Die angefertigten Fotografien werden ausschließlich für die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Fotoauftrag vorgesehenen Zwecke verarbeitet.

5. Nutzung von fotograf.de

Zur Bereitstellung unserer Online-Galerien und zur Abwicklung von Fotoaufträgen nutzen wir die Plattform fotograf.de.

Anbieter ist:

Fotografen Online Service GmbH
Hausvogteiplatz 12
10117 Berlin
Deutschland

Über fotograf.de können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Fotografien
• Namen und Zuordnungsinformationen
• Klassen- und Gruppendaten
• Kontaktdaten
• Bestelldaten
• Versanddaten
• Zahlungsinformationen
• technische Nutzungsdaten

fotograf.de stellt unter anderem geschützte Online-Galerien bereit und unterstützt uns bei der technischen Abwicklung von Bestellungen und Fotoaufträgen.

Soweit fotograf.de personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit wir selbst als Auftragsverarbeiter einer Schule oder Einrichtung tätig sind, kann fotograf.de als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden.

Nach Angaben von fotograf.de werden Bild- und Kundendaten auf Cloud-Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union verarbeitet beziehungsweise gespeichert. fotograf.de setzt hierfür unter anderem technische Infrastrukturdienstleister ein und verwendet technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten.

6. Professionelle Bildbearbeitung

Die von uns erstellten Fotografien werden professionell ausgewählt und bearbeitet.

Hierfür verwenden wir unter anderem Software von Adobe.

Zur Bildbearbeitung gehören beispielsweise:

• Farb- und Helligkeitskorrekturen
• Ausschnitt und Bildgestaltung
• klassische Retuschen
• Haut- und Detailkorrekturen
• Auswahl und Maskierung von Bildbereichen
• Entfernung störender Elemente
• Zusammensetzen beziehungsweise Korrigieren von Gruppenaufnahmen
• automatisierte und KI-gestützte Bearbeitungsfunktionen

Die Art und der Umfang der Bearbeitung richten sich nach dem jeweiligen Foto und Auftrag.

7. Adobe Photoshop und Adobe Firefly

Für die professionelle Bildbearbeitung nutzen wir insbesondere Adobe Photoshop sowie Funktionen von Adobe Firefly.

Dabei verwenden wir sowohl klassische Bearbeitungswerkzeuge als auch automatisierte und KI-gestützte Funktionen.

KI-gestützte Funktionen können beispielsweise eingesetzt werden zur:

• Erstellung von Auswahlmasken
• Retusche einzelner Bereiche
• Entfernung störender Elemente
• Ergänzung oder Rekonstruktion einzelner Bildbereiche
• technischen Optimierung von Fotografien

Bei bestimmten cloudbasierten Funktionen können hierzu erforderliche Bildinformationen oder Bildausschnitte technisch an Adobe übermittelt und dort verarbeitet werden.

Wir verwenden für personenbezogene Kundenbilder ausschließlich von uns für diesen Zweck freigegebene Dienste und Modelle.

Mit den von uns eingesetzten Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, die entsprechenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Adobe erklärt, dass Kundeninhalte nicht zum Training der grundlegenden Adobe-Firefly-Modelle verwendet werden.

Auch Frank Martini Fotografie verwendet Kundenbilder nicht zum Training eigener KI-Modelle.

Anbieter für europäische Geschäftskunden ist insbesondere:

Adobe Systems Software Ireland Limited
4–6 Riverwalk
Citywest Business Campus
Dublin 24
Irland

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Erstellung und professionellen Bearbeitung der vereinbarten Fotografien.

Die Rechtsgrundlage entspricht dabei grundsätzlich der Rechtsgrundlage des jeweiligen Fotoauftrags, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. b DSGVO.

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen der Leistungserbringung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

8. Einsatz von Microsoft 365 und Microsoft Copilot

Für unsere geschäftliche Kommunikation, Organisation und Bearbeitung von Kundenanfragen verwenden wir Microsoft 365.

Innerhalb unserer geschäftlichen Microsoft-Umgebung setzen wir außerdem Microsoft Copilot als unterstützendes Werkzeug ein.

Copilot kann insbesondere dabei eingesetzt werden:

• Kundenanfragen zusammenzufassen
• Informationen aus E-Mails aufzubereiten
• Antwortentwürfe zu erstellen
• Texte sprachlich zu überarbeiten
• interne Informationen zu strukturieren
• administrative Arbeiten zu unterstützen

Dabei können Inhalte einer Kundenanfrage und damit personenbezogene Daten durch Microsoft-Systeme verarbeitet werden.

Wir verwenden Microsoft Copilot ausschließlich innerhalb unserer dafür vorgesehenen geschäftlichen Unternehmensumgebung und unter den dort geltenden Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen.

Microsoft gibt für seine kommerziellen Copilot-Dienste mit Unternehmensdatenschutz an, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph verarbeitete Unternehmensdaten nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet werden.

Personenbezogene Daten werden von uns nur in dem Umfang mit Copilot verarbeitet, der für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist.

Eine ausschließlich durch Copilot getroffene Entscheidung über Kundinnen, Kunden, Kinder oder andere betroffene Personen findet nicht statt.

Von Copilot erzeugte Inhalte dienen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Unterstützung. Die Verantwortung für die Kommunikation und die getroffenen Entscheidungen verbleibt bei Frank Martini Fotografie.

Anbieter für europäische Geschäftskunden ist insbesondere:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Mit Microsoft bestehen die für die geschäftliche Nutzung vorgesehenen Datenschutzvereinbarungen.

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt insbesondere in einer effizienten Organisation und Bearbeitung von Kundenkommunikation und betrieblichen Abläufen.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Kundenkommunikation per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere:

• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihren Namen, sofern angegeben
• den Inhalt Ihrer Nachricht
• gegebenenfalls Informationen zum betreffenden Fotoauftrag
• weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Informationen

Diese Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Steht die Anfrage im Zusammenhang mit einem bestehenden oder möglichen Vertrag, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen kann die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kommunikation und Bearbeitung von Kundenanfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Zur Bearbeitung und Organisation unserer geschäftlichen Kommunikation verwenden wir Microsoft 365. Dabei kann Microsoft Copilot entsprechend den vorstehenden Informationen unterstützend eingesetzt werden.

10. Fotolabore, Produktion und Versand

Für die Herstellung und Lieferung bestellter Fotoprodukte können spezialisierte Fotolabore, Produktions- und Versanddienstleister eingesetzt werden.

Dabei werden nur diejenigen personenbezogenen Daten übermittelt, die für die Herstellung und Lieferung der jeweiligen Bestellung erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Bilddateien
• Name
• Lieferanschrift
• Informationen zur Bestellung

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

11. Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Bestellungen werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten durch die jeweils eingesetzten Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Abhängig von der ausgewählten Zahlungsart können hierzu insbesondere gehören:

• Name
• Rechnungsdaten
• Zahlungsbetrag
• Zahlungsinformationen
• technische Transaktionsdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Bestellung beziehungsweise des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten können zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweils ausgewählten Zahlungsdienstleisters gelten.

12. Weitere Dienstleister und Empfänger

Zur Durchführung unserer Leistungen können wir weitere sorgfältig ausgewählte Dienstleister einsetzen.

Hierzu gehören insbesondere:

• IT- und Hosting-Dienstleister
• Anbieter von Foto- und Galerieplattformen
• Bildbearbeitungs- und Cloud-Dienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter
• Fotolabore
• Produktionsdienstleister
• Versanddienstleister
• Zahlungsdienstleister
• Steuerberater und andere beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden die gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Personenbezogene Kundendaten werden von uns nicht verkauft.

13. Verarbeitung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei einzelnen von uns eingesetzten Dienstleistern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

Als Grundlage können insbesondere dienen:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• die Teilnahme eines Unternehmens am EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar,
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission,
• andere gesetzlich vorgesehene geeignete Garantien.

14. Keine Nutzung von Kundenbildern für eigenes KI-Training

Wir verwenden Fotografien und andere personenbezogene Kundendaten nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren.

Bei der Auswahl externer KI-gestützter Systeme achten wir darauf, dass für die von uns eingesetzten geschäftlichen Dienste geeignete Datenschutz- und Vertragsbedingungen bestehen.

Personenbezogene Kundenbilder werden nicht von uns in frei zugängliche KI-Dienste hochgeladen, die hierfür nicht ausdrücklich freigegeben wurden.

15. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.

Von uns eingesetzte Automatisierungs- und KI-Systeme dienen als Arbeitswerkzeuge.

Die Verantwortung für die Bearbeitung von Bildern, Kundenkommunikation sowie Entscheidungen verbleibt bei Frank Martini Fotografie beziehungsweise unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Die konkrete Speicherdauer kann insbesondere davon abhängen:

• wie lange ein Fotoauftrag aktiv ist,
• wie lange eine Online-Galerie zur Verfügung gestellt wird,
• ob eine Bestellung erfolgt ist,
• ob offene Kundenanfragen oder Reklamationen bestehen,
• ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten.

Rechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht.

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten und insbesondere Bilddateien vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung, Zerstörung und unzulässiger Weitergabe zu schützen.

Unsere Schutzmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und den bestehenden Risiken überprüft und angepasst.

18. Rechte betroffener Personen

Auskunft

Sie können gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

Berichtigung

Sie können gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Löschung

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Datenübertragbarkeit

Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO können Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Widerruf einer Einwilligung

Eine von Ihnen erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

Frank Martini Fotografie
Renusstraße 6
54421 Reinsfeld
E-Mail: kontakt@frank-martini.com

19. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für uns ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Deutschland

Telefon: +49 (0) 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Sie können sich auch an eine andere für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Arbeitsabläufe, die eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: September 2026